Menu

Nabavka

Softverski podsistem za precizno praćenje realizacije nabavke, od evidencije potrebe (trebovanje) kroz proces poručivanja do realizacije. Jednostavan princip rada i podesivost olakšavaju uvođenje softvera bez podizanja troškova, a korišćenjem specijalizovanih alata postiže se veća efikasnost. Kao rezultat dobija se dokumentovan i uređen proces sa visokim stepenom sledljivosti.

 

Podela toka i zaduženja po fazama

nabavka dijagram toka

  • Podela procesa na jednostavnije faze u kojima svaki učesnik vidi i radi svoj deo. Korisnik dobija zahteve u vidu stavki sa određenim količinama artikala koje treba da obradi u skladu sa svojim zaduženjem. Zavisno od faze, to može biti odobravanje nabavke, odluka da li se roba izdaje sa stanja ili poručuje, izbor dobavljača i slično...
  • Sistem povezuje učesnike i daje sveobuhvatan pregled trenutnog stanja obrade svakog od zahteva. Prati do koje faze procesa su koje stavke stigle (šta je poručeno i kada stiže, šta se poručuje, šta je stiglo) i koliko je preostalo da bi se realizovale.
  • Rezultat primene softvera je precizan i uređen sistem, fleksibilan u smislu da problemi mogu da se rešavaju na više načina i da greške mogu da se popravljaju, ali bez nejasnoća u delu posla koji on pokriva.

Precizno praćenje procesa i realizacije zahteva

  • Glavne prednosti

    • Precizna evidencija svih koraka u procesu omogućava kasniju analizu i optimizaciju procesa

    • Smanjenje broja grešaka i troškova zaliha

    • Povećanje efikasnosti, dramatično ubrzanje procesa od zahteva do realizacije i smanjenje utroška vremena.

    • Kao posledica svega ovoga, značajno smanjenje troškova i veća ušteda

    Svaka faza u procesu se evidentira odgovarajućim dokumentom, koji proizilazi iz prethodnog dokumenta/faze. Ovim ostaje tačan istorijat događaja, i u svakom trenutku se zna šta se dešava, pre svega koliko je čega zahtevano a koliko realizovano u kojoj fazi.
  • Sledljivost i fer-plej: znamo tačno šta je od čega nastalo i odluke se poštuju kroz ceo tok procesa. Na primer, ako je neka roba poručena za određenu namenu, za nju će biti odvojena kada stigne.
  • Inteligentni sistem koji prati tok količina kroz dokumente i sam zaključuje šta odakle potiče (npr. kome je namenjena roba koja je stigla) i gde je šta završilo (npr. u kom statusu je korisnikov zahtev, da li postoji porudžbenica i slično). Za više detalja, pogledati principe rada praćenja toka količina.
  • Bogat izbor pratećih dokumenata kompletira pokrivenost procesa: ugovori sa dobavljačima, cenovnici dobavljača, planovi nabavke, upiti i ponude, reklamacije. Postoje opcioni moduli za kompletno materijalno i finansijsko poslovanje, bez klasičnog knjigovodstva ali sa mogućnošću integracije sa eksternim knjigovodstvenim softverom.
  • Prioriteti dokumenata pokazuju korisniku šta prvo treba da se procesira, ali i sistemu kako da usmerava tok količina kroz dokumente.
  • Kompletna evidencija podataka potrebnih za kontrolu poslovanja: npr. dogovorene cene se beleže u porudžbini i upoređuju sa fakturom dobavljača, prati se istorijat pomeranja rokova i slično.

 

Jednostavni podaci, moćni alati

  • Zbog jednostavnih principa rada, korisnicima je intuitivno jasno šta se dešava u aplikaciji: količine prelaze iz jednog dokumenta u drugi - iz trebovanog u poručeno, iz poručenog u isporučeno... Ne razmišljaju o tome kako da koriste aplikaciju nego kako da rade posao uz pomoć nje.
  • Korisnik unosi jednostavne podatke u aplikaciju a kompleksnost procesa se prebacuje na alate koji tim podacima manipulišu.
    • Forme za obradu velikog broja podataka, gde
      • se dokumenti kreiraju prostim unosom količine a aplikacija sama kreira ili ažurira odgovarajuće dokumente (npr. kolona "poručiti" prebacuje količinu u porudžbinu, "odbiti" u odbijenicu, "izdati" u izdatnicu).
      • odmah prilikom unosa količina se određuju i bitni parametri vezani za nju - npr. ako se radi o poručivanju, odmah postoji izbor dobavljača sa prikazanim cenama i istorijatima cena
      • svi ostali relevantni podaci (stanje magacina, cene kod različitih dobavljača...) su ili odmah vidljivi ili dostupni na klik
      • moguće je pravljenje forme po želji korisnika tako da u njoj dobije ono što je najbitnije za brzo i tačno donošenje odluka
    • Posebno razvijen sistem za analizu kompletnog grafa povezanih dokumenata koji zaključuje šta se dešava, gde je koja količina završila (da li je trebovana roba poručena i kada stiže) i odakle je došla (kada stigne, za koga je stigla).
  • Pomoć prilikom izbora pravog artikla smanjuje ili eliminiše potrebu da osobe koje trebuju ili poručuju artikle budu vrhunski eksperti.
    • Kod namenske nabavke npr. rezervnih delova za vozila, sistem zna šta je ranije nabavljano za istu ili sličnu namenu (po određenim kriterijumima - npr. vozila koja imaju istu šasiju) i može da sugeriše korisniku koji artikl da izabere. Kada se deo poruči, informacija o tome ostaje i koristi se u sledećim nabavkama.
    • Generički i konkretni artikli - trebuju se generički artikli (npr. traži se olovka bilo kog tipa) a odluka o konkretnom artiklu i dobavljaču se donosi u fazi poručivanja.
    • Mogućnost korišćenja nepoznatog artikla - ako određeni artikl ne postoji u sistemu, može da se trebuje nepoznati pri čemu se opisno unose njegove karakteristike. Ovde se zahteva detaljan unos podataka kako bi se nepoznati artikl koristio samo kada artikl stvarno ne postoji u sistemu - u suprotnom, izbor nepoznatog artikla postaje laka opcija da se zaobiđe traženje pravog artikla, čime lenji korisnici problem izbora prebacuju na službu nabavke.
  • Smanjenje grešaka i troškova zbog lakšeg pronalaženja odgovarajućih artikala za poručivanje ali i tačne evidencije statusa nabavke. Ovim se smanjuju zastoji usled pogrešno poručenih artikala ali i trošak zaliha suvišnih artikala.
  • Povećanje efikasnosti: automatizacija dramatično smanjuje vreme od zahteva do poručivanja artikala (iz našeg iskustva, u odnosu na rešenje excel + papir, sa par dana na par desetina minuta: maltene pedesetostruko manji utrošak vremena!).

Tok procesa u aplikaciji prilagodljiv procesu klijenta

  • Moguće podešavanje broja i tipova faza prema poslovnom procesu klijenta, čime se poštuje i očuvava znanje i iskustvo ugrađeno u postojeći sistem poslovanja firme. Takođe se olakšava uvođenje aplikacije jer se umanjuje potreba za promenom ustaljenog sistema rada.
  • Primena:

    • Nabavka rezervnih delova za održavanje vozila
    • Nabavka repro-materijala i potrošne robe
    • Nabavka za proizvodnju
    Može se krenuti sa jednostavnim procedurama i nadograđivati kako zahtevi budu rasli - podela postojećih odgovornosti po dubini (nove faze u procesu) i širini (više korisnika i podela zaduženja u istoj fazi) kako se obim posla povećava.
  • Ovaj softver je razvijan u XXI veku sa tehnologijom XXI veka, i u njegovu osnovu ugrađeni su mehanizmi koji omogućavaju prekonfiguraciju. Nezavisno definisanje tipova dokumenata, njihovog značenja i ponašanja za svakog klijenta je sistemski podržano. Ovo znači da ne pravimo odvojenu kopiju kompletne aplikacije za svakog klijenta: klijenti dobijaju softver čiji najveći deo je zajednički za sve, i koji se održava i unapređuje za sve klijente istovremeno (dakle, podešavanje aplikacije ne znači njeno "zakucavanje" na verziju koja je osuđena na zastarevanje, kako radi jedan broj softverskih firmi). Konfiguracije različitih klijenata se primenjuju samo na njih što znači da izmene rađene za jednog klijenta ne mogu da "procure" do drugog.
  • Posledica ovakve arhitekture softvera je da je cena prilagođavanja aplikacije klijentovim željama značajno niža nego kod drugih aplikacija ovog tipa. Takođe, kada su procesi specifični, nije potrebno "od nule" praviti aplikaciju za njih već se menja samo deo koji se ne uklapa - na primer, prilagodi se modul za nabavku ali finansijski deo, stanje magacina i slično, ostaju u svom osnovnom obliku.

Dodatne usluge kao pomoć prilikom uvođenja

  • Moguć angažman vrhunskih stručnjaka sa dugogodišnjim konsultantskim i menadžerskim iskustvom u oblasti, koji bi pre uvođenja softvera analizirali postojeći proces i razgovarali sa bitnim učesnicima, predložili poboljšanja i definisali način prilagođavanja i implementacije softvera kako bi on ušao u upotrebu na što efikasniji način i doneo maksimalno poboljšanje.
  • Šifriranje artikala radi eliminacije duplikata i grešaka.
  • Import i čišćenje postojećih podataka.
Na vrh