Prednosti uvođenja
Pet ključnih prednosti elektronske razmene podataka
Prva prednost: Uklonite ponovno unošenje dokumenta
Uklanjanjem ručno kucanih poslovnih dokumenta kao što su porudžbenica, račun, otremnica, vaša kompanija može značajno imati kotisti u:
- smanjenim trškovima rada
- eliminaciji ljudskih grešaka pri unosu
- bržoj obradi dokumenata
- trenutnom preuzimanju dokumenata
- uklanjanju zavisti od poštanskih službi.
Druga prednost: Eliminacija papira
Papirna razmena poseduje neke inherentne nedostatke u poredjenju sa svojim ekvivalentom u elektronskoj razmeni:
- ušteda potrošnog materijala (štampač, toner, papir)
- ušteda troškova skladištenja dokumenata
- uklanjanje mogućnosti gubitka dokumenata
- smanjenje troškova poštarine
Treća prednost: Smanjenje vremena od porudžbine do isporuke i držanja zaliha
- Elektronska razmena dokumenata može biti dostavljena mnogo brže od papirnih dokumenata, čime rokovi od poručivanja do isporuke mogu biti smanjeni
- Korišćenjem EDI za predviđanje i planiranje, kompanije su u mogućnosti da dobiju informaciju o očekivanim porudžbina i u skladu sa tim planiraju svoju proizvodnju i nivoe zaliha
- Kompanije koje primaju ASNs* (Advanced Shipping Notes) ili dokumente potvrde (Acknowledgments), znaju unapred šta će im biti isporučeno i svesni su nestašice koju mogu da pokriju preko alternativnih dobavljača
- Integrisati elektronska dokumenta znači i mnogo bržu obradu što smanjuje "lead time" (vreme od trenutka poručivanja do trenutka korišćenja) i ubrzava isplatu
Četvra prednost: Povećanje kvaliteta poslovnih odnosa
- Odštampana elektronska dokumenata iz informacionog sistema nakon prijema/isporuke, su neuporedivo lakša za čitanje nego dokumenta primljena preko fax-a
- Preciznost u dokumentima će pomoći da se obezbede i precizne zalihe
- Paketi elektronskih dokumenata obično su sekvencijalno numerisani, te se neisporučeni dokumenti mogu lako pronaći - ušteda vremena kompanijama u pretraživanju kroz gomilu papira.
Peta prednost: Konkurentnost
Elektronska razmena dokumenata vas čini atraktivnim gledano sa strane vašeg klijenta, tako da ćete u njihovim očima biti jeftiniji i efikasniji u odnosu na konkurente koji još uvek rade sa papirom. Vaši troškovi će biti manji, jer ćete zahtevati manje ljudstva u kompletnom procesu (poručivanja, isporuke i naplate )
To nije slučajno da se svi vodeći trgovniski lanci oslanjaju na EDI za poručivanje i primanje faktura - oni znaju prednosti koje dobijaju smanjenjem troškova koji mogu biti smanjeni.
* Advanced Shipping Notice (ASN) - je dokument koji pruža detaljne informacije o isporuci na čekanju, a poslata je pre prijema iste. Obično je poslata u elektronskom formatu. Po GS1 Eancom standardu, to je tip poruke DESADV.
ASN može da se koristi za pružanje informacija o tome kada će biti isporučena pošiljka, ukjučujući i broj predmeta na paleti, težinu, vrste pakovanja, opis proizvoda i slično.